Équiper ses bureaux peut être une tâche encore plus stressante que déménager dans une nouvelle maison. Il existe de nombreux paramètres à considérer, tels que le bien-être et l’ergonomie au travail. Vous devez également prendre en compte les conséquences pratiques, personnelles et professionnelles au moment de faire vos achats. Pour optimiser les espaces et booster la productivité des employés, suivez nos conseils utiles qui vous aideront à mieux équiper vos bureaux.
La check-list complète pour équiper efficacement votre bureau professionnel
Dans l’aménagement d’un bureau professionnel, chaque détail compte pour créer un environnement propice au travail et à la productivité. Des meubles ergonomiques aux outils technologiques avancés, cette liste vous guide dans la sélection des éléments indispensables de votre bureau, assurant confort et efficience.
Les meubles de bureau
Pour accroître l’efficacité des travailleurs, nous vous conseillons d’acheter des meubles ergonomiques et fonctionnels. Par exemple, des repose-pieds et des appuie-têtes peuvent servir à améliorer le confort au travail. En tenant compte des besoins des employés et de l’espace, vous pouvez aussi opter pour des solutions de rangement fermées ou ouvertes.
Les fournitures de bureau pour vos dossiers
Afin d’avoir des espaces organisés, procurez-vous aussi des fournitures de bureau professionnel pour le rangement :
- classeurs,
- chemises cartonnées,
- corbeilles empilables,
- boîtes,
- cartons…
Cela permettra de classer les documents et de les rendre plus accessibles.
Les équipements informatiques
Pour rester en phase avec le numérique, vous devez avoir à disposition les dernières innovations technologiques. Vous pourrez ainsi économiser du temps lors de l’exécution des tâches quotidiennes. Les ordinateurs, les clés USB, les scanners, et autres imprimantes sont des équipements très pratiques dans le fonctionnement de votre entreprise.
Les cahiers et les carnets
Parmi les fournitures de bureau indispensables, les cahiers et les carnets prennent une place importante. Au niveau des sites des fabricants, vous en trouverez une grande variété de formats et de tailles. Les agendas et les blocs-notes vous aideront en outre à simplifier la gestion des tâches.
Les papiers
Les feuilles blanches de format A4 sont aussi indispensables dans le monde du travail pour l’impression et la prise de notes. Cependant, vous pouvez choisir des formats de papier A3 ou A5 selon les besoins concrets de votre entreprise.
Les fournitures d’écriture
Les stylos, les feutres et les marqueurs permettent d’écrire au bureau, durant les réunions et les déplacements. Afin de garantir un rangement efficace, achetez en même temps des porte-crayons et des porte-stylos. N’oubliez pas non plus le tampon encreur personnalisable pour l’identification de vos documents d’entreprise.
Les critères à considérer lors du choix de fournitures de bureau pour professionnels
Choisir les bonnes fournitures pour votre espace est important si vous souhaitez maximiser la performance et la productivité au travail. Il convient par conséquent de tenir compte de certains critères.
Les besoins de l’entreprise
Commencez par évaluer vos besoins spécifiques avant de parcourir les sites de fabricants de fournitures de bureau. Si vous utilisez régulièrement du papier, vous aurez alors forcément besoin de cahiers, de stylos et de classeurs.
Si vous êtes dans le domaine de l’informatique, il pourrait être plus judicieux de vous concentrer sur des équipements comme les claviers ergonomiques, les souris et les supports pour ordinateur portable. En ayant une parfaite compréhension de vos besoins, vous serez en mesure de prendre les bonnes décisions et d’éviter les achats superflus.
La qualité des fournitures
L’expérience de travail des salariés sera considérablement influencée par la qualité des fournitures choisies. Misez donc sur des produits de qualité et durables. L’utilisation de stylos pratiques, de cahiers dotés de feuilles épaisses et de meubles de bureau solides contribue à créer un cadre de travail ergonomique et agréable. Même si les versions de haute qualité sont souvent plus chères, elles ont une plus longue durée de vie et peuvent vous faire économiser de l’argent.
Le critère ergonomique est en général relégué au second plan lors de l’achat de fournitures. Si vos employés restent assis pendant de longues heures dans leur bureau, l’achat de chaises ergonomiques aidera à prévenir les douleurs dorsales tout en améliorant leur bien-être global. Prenez aussi en compte l’ergonomie des meubles, mais aussi des outils de bureau tels que les claviers et les souris, afin de garantir un confort optimal lors d’une utilisation prolongée.
Considérez l’origine des fournitures de bureau
Dans l’univers professionnel, l’origine des fournitures de bureau revêt une importance notable. Choisir des produits responsables influence directement l’empreinte écologique d’une entreprise. Cette démarche encourage le respect de l’environnement et soutient les pratiques de production éthique.
Beaucoup d’entreprises favorisent de nos jours les produits fabriqués dans l’Hexagone. Vous pouvez suivre le mouvement, en choisissant des fournitures made in France.
Choisissez du matériel durable et écoresponsable
Malgré l’avènement du numérique, de nombreuses entreprises continuent d’utiliser du papier, de prendre des notes sur un carnet et de considérer les fournitures de bureau comme indispensables. Sélectionnez du matériel écoresponsable, solide et durable afin de limiter la production de déchets.
Vous pouvez par exemple choisir des fournitures rechargeables, comme un stylo-plume plutôt qu’un stylo à bille jetable. De la même manière, on se tournera vers du matériel sans plastique, pour le choix par exemple des ciseaux, des taille-crayons ou des trombones.
Les substances présentes dans les marqueurs et les fluos comprennent divers solvants tels que les chlore-hydrocarbures, le toluène et le xylène. Ceux-ci peuvent être nocifs lorsqu’ils sont inhalés régulièrement. La meilleure solution est donc de choisir des fournitures composées de solvants à base d’eau ou d’alcool à l’éthanol.
Optimisez l’espace de travail avec des accessoires de bureau innovants
Pensez aussi à optimiser vos espaces de travail à l’aide d’accessoires de bureau pratiques et innovants. Revisiter l’aménagement des espaces peut sembler complexe, mais l’émergence de solutions technologiques rend cette tâche plus aisée. Les imprimantes tout-en-un par exemple trouveront leur place dans les petits espaces, car elles regroupent plusieurs appareils en un seul, ce qui permet d’économiser de l’espace.
L’utilisation d’un mobilier intelligent peut également contribuer à l’optimisation des espaces. Ces meubles sont spécialement conçus à cet effet. On peut citer les espaces avec rangements intégrés, les chaises ergonomiques… Imaginez un bureau mural escamotable qui se fait discret lorsqu’il n’est pas utilisé, mais pratique pour travailler. Vous pouvez aussi acheter des armoires compactes avec espace de travail complet. Elles disposent d’étagères et de tiroirs pour vous aider à organiser vos documents, ainsi que de supports pour votre ordinateur ou tablette.
Conseils pour gérer le stock de fournitures de bureau et réduire les coûts
Afin de gérer le stock de fournitures de bureau de manière efficace, vous devez avoir une connaissance exacte de vos stocks. Dressez donc une liste de tout le matériel dont vous disposez et marquez-le dans un carnet d’inventaire.
Lorsque vous remarquez une baisse des stocks, listez les éléments à réapprovisionner. Des matériels tels que le papier et les stylos font partie du matériel dont vous ne pouvez pas vous passer. Les fournisseurs sont également susceptibles de manquer de matériaux essentiels pour la production des fournitures. Assurez-vous donc d’avoir toujours une réserve en passant régulièrement une nouvelle commande lorsque la quantité restante baisse.
Commander de grandes quantités peut être tentant afin d’éviter toute rupture de stock. Limitez cependant les commandes pour les consommables comme les cartouches d’encre. Avoir une quantité excessive de celles-ci n’est pas très intelligent, car certaines se dessèchent rapidement.
