Dans la vie professionnelle comme dans la vie personnelle, ne pas voir un mail essentiel peut avoir de lourdes conséquences. Manquer un contrat, ne pas obtenir des documents à temps, ou encore se retrouver face à une porte close parce que l’on n’a pas reçu l’annulation d’une réservation, voilà autant de situations désagréables qui auraient pu être évitées. Voici quelques astuces pour ne plus manquer les mails les plus pertinents.
Noter les expéditeurs fiables sur sa messagerie
Les messageries électroniques sont aujourd’hui paramétrées pour envoyer un certain nombre de mails directement dans les spams pour ne pas noyer leurs utilisateurs sous les messages indésirables. En effet, il arrive qu’une boite reçoive plusieurs dizaines de spams par semaine. Cette fonctionnalité est donc très intéressante au quotidien. Cependant, si un expéditeur fiable est filtré à ce moment-là, vous n’aurez peut-être pas le réflexe d’aller consulter vos spams pour retrouver le mail que vous attendez. Pour éviter cela, inscrivez l’expéditeur dans votre liste blanche. De cette manière, tous ses mails vous parviendront sans filtre. De même, n’hésitez pas à donner cette consigne dans les mails que vous envoyez pour que vos destinataires aient aussi ce reflex. La communication sera ainsi bien plus fluide.
Enfin, si vous êtes sans réponse depuis plusieurs jours, passez un coup de fil pour savoir où en est la négociation et parler de vive voix avec votre interlocuteur.
Paramétrer la messagerie pour faire ressortir les mails importants
Certaines messageries telles que IONOS proposent de marquer différemment les mails importants. Encore faut-il qu’ils soient bien repérés ! Les logiciels apprennent des opérations passées. Par conséquent, cliquez sur le bouton « marqueur d’importance » pour les mails qui nécessitent une attention particulière. Votre boite pourra reconnaître les messages provenant de cet interlocuteur ou ceux contenant des mots spécifiques et les surlignera en couleur. Vous pourrez aussi demander à votre boite mail de n’afficher que les mails importants en sélectionnant un filtre lorsque vous n’avez pas le temps de décortiquer tous vos messages. Bien paramétrée, cette fonction est une très bonne façon d’optimiser son temps en tant qu’entrepreneur.
Enfin, vous pouvez décider de rediriger une partie des mails vers des boites secondaires pour éviter de saturer la boite principale. Par exemple, créer une boite pour une activité annexe n’ayant pas les mêmes clients que la principale permet de sectoriser les informations à traiter et d’être plus efficace. Il faudra cependant éviter d’en créer trop, au risque d’en oublier une.
Il est possible de classer les mails reçus pour les retrouver plus rapidement. Pour cela, créez des sous-dossiers dans votre boite principale. Cela représente un peu de travail, mais il sera plus simple de s’y retrouver dans le suivi de dossier avec des correspondances de plusieurs mois ou années.
Les mails sont un moyen de communication très efficace, mais qui pâtit de son succès. En effet, à recevoir trop de mails, on ne les lit même plus et on passe à côté d’informations parfois capitales. Avec ces quelques réglages, vous limiterez les déconvenues.
